Digitales Qualitätssicherungs- und Zertifizierungsmanagement für Jugendreiseveranstalter – strukturiert, transparent und revisionssicher.
Entwickelt für Zertifizierungsstellen, die strukturierte Qualitätssicherungsprozesse benötigen.
Unser Audit-Modul ist ein digitales Zertifizierungsmanagementsystem für Organisationen, die Qualitätsaudits durchführen. Von der Einladung bis zum finalen Zertifikat wird alles innerhalb von Bookacamp abgewickelt – kein Papier, keine E-Mail-Anhänge, kein manuelles Nachverfolgen.
Jedes Audit folgt einem strukturierten fünfstufigen Prozess: Eingeladen → In Bearbeitung → Eingereicht → In Prüfung → Abgeschlossen. Die zu auditierenden Organisationen erhalten eine Einladung, füllen ihren Fragebogen in einem eigenen Portal aus und reichen ihre Antworten zur Prüfung ein. Zertifizierungsstellen und zugewiesene Prüfer*innen bewerten anschließend jede Antwort, bevor das Zertifikat ausgestellt wird.
Nicht jede Organisation bietet dieselben Leistungen an. Vor der Beantwortung wählen Teilnehmende aus, welche Tätigkeitsfelder für ihre Organisation relevant sind. Der Fragebogen wird dann automatisch aus den passenden Fragenkategorien zusammengestellt. Pflichtkategorien sind immer enthalten; weitere können bei Bedarf ergänzt werden. Das Ergebnis ist ein präzise zugeschnittenes Audit – keine irrelevanten Fragen, keine Lücken.
Teilnehmende können direkt zu ihren Antworten unterstützende Dokumente hochladen – Qualitätsrichtlinien, Sicherheitskonzepte, Nachweise und mehr. Das Portal speichert den Fortschritt automatisch, sodass zwischen den Sitzungen nichts verloren geht. Wenn alles bereit ist, wird mit einem einzigen Klick eingereicht.
Einem Audit können mehrere Prüfer*innen zugewiesen werden. Jede*r Prüfer*in arbeitet sich durch den Fragebogen, markiert einzelne Fragen als geprüft und hinterlässt Kommentare – entweder als interne Notizen, die nur für Prüfer*innen sichtbar sind, oder als Rückmeldung für die geprüfte Organisation. Das Audit wird erst dann als abgeschlossen markiert, wenn alle zugewiesenen Prüfer*innen ihre Freigabe erteilt haben.
Das System unterstützt regelmäßige Rezertifizierungen in frei definierbaren Zyklen. Wenn eine Erneuerung ansteht, kann das vorherige Audit mit einem Klick dupliziert werden – wobei Fragen, deren Formulierung sich geändert hat, klar hervorgehoben werden, sodass Teilnehmende nur das Neue überarbeiten müssen. Zusätzlich werden bevorstehende Deadlines frühzeitig im Dashboard angezeigt.
Jedes Audit kann als XLS-Tabelle oder als formatierter PDF-Bericht exportiert werden – inklusive aller Fragen, Antworten und Prüfkommentare. Ein eingebautes Protokoll zeichnet jede Statusänderung mit Zeitstempel und Autor*in auf – ein vollständiger, manipulationssicherer Nachweis für Ihre Zertifizierungsunterlagen.