Zimmerzuweisung neu gedacht: Automatisch, regelkonform, revidierbar 14.04.2026
Das Verteilen von Teilnehmenden auf physische Zimmer ist in der Praxis eine der aufwändigsten Planungsaufgaben einer Saison. Gemischte Gruppen, getrennte Geschlechter, Betreuerzimmer, Zimmerwünsche von Freunden, mehrwöchige und einwöchige Durchgänge im gleichen Haus — und das alles in einer Excel-Tabelle zu jonglieren ist fehleranfällig. Mit dieser Version erweitert Bookacamp die automatische Zuweisung an zwei Stellen: für Gruppenbuchungen direkt auf der Detailseite und neu für Einzelbuchungen im Planungsmodus der Tagesbelegung.
Gruppenbuchungen: geschlechter- und betreuergetrennt zuweisen
Auf der Detailseite einer Gruppenbuchung gab es bisher einen „Automatisch zuweisen"-Knopf, der alle Personen in freie Zimmer verteilt hat. Neu bietet der Knopf vor dem Start zwei Optionen an, die standardmäßig aktiv sind:
- Geschlechter getrennt — weibliche und männliche Teilnehmende landen nicht in denselben Zimmern.
- Betreuer getrennt von Teilnehmern — Betreuungspersonal und Minderjährige bleiben in unterschiedlichen Zimmern. Diese Option erscheint nur, wenn die Gruppe auch Betreuer hinterlegt hat.
Der neu geschriebene Algorithmus behandelt Geschlecht und Betreuerstatus als harte Regeln und gleicht das jeweils verfügbare Raumkontingent darauf ab. Sollte einmal nicht genug Kapazität vorhanden sein, wird teilweise zugewiesen und eine klare Rückmeldung eingeblendet — niemand wird stillschweigend übergangen. Buchungen mit Geschlecht „divers" werden angezeigt, aber bewusst nicht automatisch eingeplant, damit sie in Ruhe manuell geplant werden können.
Einzelbuchungen im Planungsmodus der Tagesbelegung
In der Tagesbelegung findet sich neben dem Excel-Export jetzt der Button Zimmerzuweisung planen. Er öffnet einen Planungsmodus, der alle noch nicht zugewiesenen Einzelbuchungen des Tages einsammelt, sie je Unterbringung und Durchgang gruppiert und einen Vorschlag berechnet. Bereits zugewiesene Buchungen bleiben unangetastet.
Der Vorschlag berücksichtigt folgende Kriterien in absteigender Priorität:
- Geschlecht (männlich / weiblich) — harte Trennung; „divers" wird separat ausgewiesen und nicht automatisch eingeplant.
- Zimmerwünsche — der Freitext im Feld „Wunschmitreisende" wird gegen Vor- und Nachnamen anderer Buchungen im selben Durchgang abgeglichen. Wer sich gegenseitig erwähnt, landet möglichst gemeinsam in einem Zimmer.
- Altersgruppe — Junior (7–11), Senior (12–14) und Senior+ (15–17) werden innerhalb einer Geschlechterkategorie möglichst zusammengehalten.
- Durchgangsdauer — einwöchige und zweiwöchige Teilnehmende werden nach Möglichkeit nicht vermischt; geschieht es doch (weil das Kontingent erzwingt), wird das betroffene Zimmer mit einem Hinweis markiert.
Bevor irgendwas in die Datenbank wandert, zeigt der Planungsmodus den kompletten Vorschlag in einer Tabelle. Pro Buchung lässt sich das vorgeschlagene Zimmer per Dropdown ändern, bevor das Team mit einem Klick auf Zuweisung bestätigen den Vorschlag final übernimmt. Die Bestätigung prüft serverseitig nochmals die Kapazitäten — so ist auch bei gleichzeitiger Bearbeitung durch mehrere Personen sichergestellt, dass kein Zimmer überbucht wird.
Warum das wichtig ist
Was bisher halb manuell und halb per Bauchgefühl gelöst wurde, läuft jetzt reproduzierbar und nachvollziehbar ab. Das spart Zeit vor der Anreise, reduziert Fehler bei der Geschlechtertrennung und macht es einfacher, Wünsche von Freunden zu respektieren — ohne dass die Planerin sich die ganze Teilnehmerliste im Kopf merken muss. Und wenn sich in letzter Minute doch etwas ändert, lässt sich der Planungsmodus jederzeit erneut öffnen: Bereits zugewiesene Buchungen bleiben stehen, neue werden ergänzt.
Das Feature ist ab sofort für alle Accounts verfügbar und erfordert keine Konfiguration.
Autor: Mathias Methner